PROCON Blog Hoe Project Controls Risico's Verlaagt, Kosten Beheerst en Tenders Wint

Project Controls wordt steeds vaker gezien als een strategische succesfactor binnen projecten.

Uit onderzoek blijkt dat 93% van de planners het belang van Project Controls onderschrijft. Voor Project Controls professionals is dat geen verrassing.

Goede projectbeheersing zorgt namelijk niet alleen voor betere planningen. Het helpt risico’s beheersen, kosten verlagen, besluitvorming verbeteren en vergroot de kans op succesvolle tendertrajecten. Uiteindelijk leidt dit tot betere projectresultaten én een sterkere concurrentiepositie voor de organisatie.

Waarom projecten mislukken

Volgens Daryl Walcroft van PwC ontspoort een project zelden door één grote fout. Vaak ontstaat een probleem doordat meerdere kleine tekortkomingen zich opstapelen en uiteindelijk een grote impact veroorzaken.

Veelvoorkomende oorzaken zijn:

• Onvoldoende projectplanning
• Onnauwkeurige ramingen
• Gebrekkige governance
• Beperkt inzicht in voortgang en prestaties
• Onduidelijke scopeafbakening
• Zwakke communicatie
• Gebrek aan samenwerking tussen stakeholders
• Trage besluitvorming
• Onvoldoende identificatie van risico’s
• Ineffectieve risicobeheersmaatregelen
• Herwerk als gevolg van omissies

Hoewel deze uitdagingen uiteenlopend lijken, hebben ze voor projectmanagers één duidelijke gemene deler: ze vragen om effectieve projectbeheersing.

Wanneer organisaties investeren in volwassen Project Controls processen, ondersteund door de juiste methodieken, standaarden en competenties, kunnen veel van deze problemen vroegtijdig worden voorkomen.

Volgens Gabriel Rodriguez van Deloitte kent meer dan 60% van de projecten aanzienlijke uitdagingen, zoals uitloop in tijd en budget. Dit onderstreept het belang van voldoende capaciteit, de juiste vaardigheden en professionele projectbeheersing om projecten succesvol te realiseren.

Risicobeheersing begint met continu inzicht

Effectieve projectbeheersing stelt Projectmanagers in staat om risico’s continu te monitoren en tijdig bij te sturen.

Veel organisaties beschikken wel over een risicomanagementproces, maar risicoanalyse levert pas echt waarde op wanneer deze volledig geïntegreerd is in planning, kostenbeheersing, forecasting en voortgangsrapportages.

Traditionele risicobeoordelingen zijn vaak sterk gebaseerd op historische prestaties en terugkijkende analyses. Sterke projectbeheersing verschuift de focus juist naar voorspellende inzichten. Hierdoor ontstaat een beter beeld van toekomstige knelpunten en kunnen teams proactief maatregelen nemen voordat problemen zich daadwerkelijk voordoen.

Voor Projectmanagers betekent dit dat risico’s niet langer uitsluitend geregistreerd hoeven te worden, maar actief kunnen worden vertaald naar scenario’s, mitigerende maatregelen en besluitvorming.

Moderne oplossingen zoals Oracle Primavera Cloud (OPC) ondersteunen dit proces met geïntegreerde functionaliteiten voor planning, kostenbeheersing en risicoanalyse. Hierdoor ontstaat een samenhangend beeld van de impact van risico’s op planning, budget en projectdoelstellingen.

Minder afhankelijk van individuele werkwijzen

Projectrisico gaat niet alleen over processen en systemen. Ook menselijke factoren spelen een belangrijke rol.

Een volwassen projectomgeving zorgt ervoor dat teams werken volgens gestandaardiseerde processen, uniforme definities en gedeelde databronnen. Hierdoor wordt de afhankelijkheid van individuele werkwijzen kleiner en neemt de kans op menselijke fouten af.

Voor Projectmanagers betekent dit meer betrouwbaarheid in rapportages, betere voorspelbaarheid van resultaten en meer vertrouwen bij opdrachtgevers en management.

Kostenbeheersing door betere projectsturing

Risicobeheersing en kostenbeheersing zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden.

Wanneer projecten budgetoverschrijdingen laten zien, ligt de oorzaak vaak bij onverwachte risico’s of onvoldoende inzicht tijdens de voorbereidingsfase. Uit onderzoek blijkt dat in de bouwsector tussen de 10% en 15% van de projecten boven budget eindigt.

Project Controls professionals spelen hierin een sleutelrol. Door betrouwbare planningen, actuele data, geïntegreerde rapportages en effectieve risicobeheersing ontstaat beter inzicht in toekomstige kostenontwikkelingen.

Deze verbeterde voorspelbaarheid maakt het mogelijk om tijdig bij te sturen en financiële afwijkingen te beperken. Organisaties die projectbeheersing structureel toepassen realiseren volgens diverse onderzoeken gemiddeld 5% tot 10% besparing op kapitaaluitgaven.

Oracle beschrijft bovendien een praktijkvoorbeeld waarbij een organisatie haar administratieve projectlast met 50% wist te verminderen dankzij een geïntegreerde Primavera aanpak. Hierdoor konden projectteams efficiënter plannen en sturen.

Hoe Project Controls Professionals Projectsucces Versnellen

Wanneer projectbeheersing volwassen wordt ingericht, ontstaat een fundament voor betere besluitvorming en voorspelbare projectresultaten.

Voor Managers in Projectbeheersing levert dit onder andere de volgende voordelen op:

• Eén betrouwbare bron van projectdata voor alle stakeholders.
• Meer proactieve in plaats van reactieve besluitvorming.
• Betere voorspellingen op basis van actuele projectinformatie.
• Vroegtijdige signalering van afwijkingen en risico’s.
• Snellere besluitvorming bij tijdkritische situaties.
• Duidelijke verantwoordelijkheden en meer accountability binnen projectteams.
• Sterkere onderbouwing van tenders en projectvoorstellen.
• Meer vertrouwen van opdrachtgevers door transparante projectsturing.

Sterkere tenders beginnen bij volwassen projectbeheersing

Voor organisaties die actief deelnemen aan aanbestedingen en tendertrajecten wordt Project Controls steeds vaker een onderscheidende factor.

Opdrachtgevers verwachten niet alleen een realistische planning, maar ook inzicht in risico’s, scenario’s, kostenbeheersing en governance. Juist hier maken ervaren Project Controls professionals het verschil.

Een organisatie die kan aantonen dat zij beschikt over volwassen processen voor planning, risicomanagement, forecasting en rapportage vergroot haar geloofwaardigheid en daarmee haar kans op gunning.

Tijd voor de volgende stap

Ondanks de bewezen voordelen werken veel organisaties nog steeds zonder een geïntegreerde Project Controls aanpak. Daarmee laten zij kansen liggen op het gebied van voorspelbaarheid, kostenbeheersing en projectsucces.

Voor Projectmanagers ligt hier juist een belangrijke kans. Door projectbeheersing centraal te stellen in de projectorganisatie ontstaat beter inzicht, meer grip op risico’s en een stevigere basis voor succesvolle projectuitvoering én toekomstige tenders.

Wil je weten waar jouw organisatie staat en welke stappen het meeste effect hebben?

Neem dan contact op met Dominique.

d.duiker@proconprofessionals.com

+31 6 47822934

: Projectbeheersing