Projectrisico gaat niet alleen over processen en systemen. Ook menselijke factoren spelen een belangrijke rol.
Een volwassen projectomgeving zorgt ervoor dat teams werken volgens gestandaardiseerde processen, uniforme definities en gedeelde databronnen. Hierdoor wordt de afhankelijkheid van individuele werkwijzen kleiner en neemt de kans op menselijke fouten af.
Voor Projectmanagers betekent dit meer betrouwbaarheid in rapportages, betere voorspelbaarheid van resultaten en meer vertrouwen bij opdrachtgevers en management.
Risicobeheersing en kostenbeheersing zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden.
Wanneer projecten budgetoverschrijdingen laten zien, ligt de oorzaak vaak bij onverwachte risico’s of onvoldoende inzicht tijdens de voorbereidingsfase. Uit onderzoek blijkt dat in de bouwsector tussen de 10% en 15% van de projecten boven budget eindigt.
Project Controls professionals spelen hierin een sleutelrol. Door betrouwbare planningen, actuele data, geïntegreerde rapportages en effectieve risicobeheersing ontstaat beter inzicht in toekomstige kostenontwikkelingen.
Deze verbeterde voorspelbaarheid maakt het mogelijk om tijdig bij te sturen en financiële afwijkingen te beperken. Organisaties die projectbeheersing structureel toepassen realiseren volgens diverse onderzoeken gemiddeld 5% tot 10% besparing op kapitaaluitgaven.
Oracle beschrijft bovendien een praktijkvoorbeeld waarbij een organisatie haar administratieve projectlast met 50% wist te verminderen dankzij een geïntegreerde Primavera aanpak. Hierdoor konden projectteams efficiënter plannen en sturen.
Wanneer projectbeheersing volwassen wordt ingericht, ontstaat een fundament voor betere besluitvorming en voorspelbare projectresultaten.
Voor Managers in Projectbeheersing levert dit onder andere de volgende voordelen op:
• Eén betrouwbare bron van projectdata voor alle stakeholders.
• Meer proactieve in plaats van reactieve besluitvorming.
• Betere voorspellingen op basis van actuele projectinformatie.
• Vroegtijdige signalering van afwijkingen en risico’s.
• Snellere besluitvorming bij tijdkritische situaties.
• Duidelijke verantwoordelijkheden en meer accountability binnen projectteams.
• Sterkere onderbouwing van tenders en projectvoorstellen.
• Meer vertrouwen van opdrachtgevers door transparante projectsturing.
Voor organisaties die actief deelnemen aan aanbestedingen en tendertrajecten wordt Project Controls steeds vaker een onderscheidende factor.
Opdrachtgevers verwachten niet alleen een realistische planning, maar ook inzicht in risico’s, scenario’s, kostenbeheersing en governance. Juist hier maken ervaren Project Controls professionals het verschil.
Een organisatie die kan aantonen dat zij beschikt over volwassen processen voor planning, risicomanagement, forecasting en rapportage vergroot haar geloofwaardigheid en daarmee haar kans op gunning.
Ondanks de bewezen voordelen werken veel organisaties nog steeds zonder een geïntegreerde Project Controls aanpak. Daarmee laten zij kansen liggen op het gebied van voorspelbaarheid, kostenbeheersing en projectsucces.
Voor Projectmanagers ligt hier juist een belangrijke kans. Door projectbeheersing centraal te stellen in de projectorganisatie ontstaat beter inzicht, meer grip op risico’s en een stevigere basis voor succesvolle projectuitvoering én toekomstige tenders.